Formularios

General

Sistemas

ClinCard es un programa de tarjetas de débito recargables basado en la web que se utiliza para la emisión, el seguimiento y los informes de pagos de los participantes de la investigación. Los estudios deben tener un número de IRB activo para poder participar.

Empezando:

Se recomienda que incluya la declaración 'los pagos de los participantes se realizarán mediante una tarjeta de débito recargable' en el Consentimiento informado para todos los proyectos / propuestas nuevos y existentes administrados por BMC (en el momento de la Solicitud o Renovación del Protocolo del IRB).

Luego complete lo siguiente:

1. Vea un video de capacitación de ClinCard de 5 minutos
2. Lea el Manual del usuario departamental de ClinCard.
3. Complete y envíe el formulario de solicitud de acceso de usuario de ClinCard (sin firmas físicas)
4. Complete y envíe el Formulario de solicitud de recogida de ClinCard * Card * en línea junto con el Formulario de solicitud de configuración del estudio de ClinCard y los documentos de respaldo (Consentimiento informado y Presupuesto del proyecto)
5. Después de enviar estos formularios, un Analista Financiero de Ensayos Clínicos obtendrá la configuración de su estudio y confirmará cuándo puede comenzar a usar ClinCards para pagar a los participantes de la investigación. Las preguntas sobre el programa ClinCard se pueden enviar a [email protected] .

Otros enlaces relacionados:

VelosCT es un sistema de gestión de ensayos clínicos (CTMS) que se utiliza para gestionar actividades financieras, administrativas y de investigación clínica. El sistema vincula el estado del estudio, la inscripción de pacientes, los calendarios, los presupuestos y el estado de los pacientes, además de proporcionar un mecanismo para la elaboración de presupuestos, los hitos, la gestión de cuentas por cobrar, la gestión de protocolos, la selección y gestión de pacientes, la gestión de consultas, la notificación de eventos adversos, etc. se utiliza principalmente para gestionar estudios de investigación clínica que utilizan la infraestructura del hospital con cargos que se publican en SDK o GE.

Empezando:

Si no está seguro de si su estudio debe ingresarse en VelosCT, primero complete el Formulario de lista de verificación de determinación de MCA / VelosCT (o comuníquese con [emailprotected] ). Si su estudio califica para VelosCT, continúe con los pasos 1 y 2, si aún no lo ha completado.

  1. Vea los siguientes videos de capacitación (para aquellos que planean administrar estudios en VelosCT). Utilice el estudio de prueba de VelosCT para los videos de capacitación de VelosCT cuando entrene:
    1. Primera sección del vídeo de formación VelosCT [Introducción]
    2. Segunda sección del video de capacitación de VelosCT [Agregar un estudio]
    3. 3ª sección del vídeo de formación de VelosCT [Adición de participantes_Edición de calendarios_Informes]
    4. Video de capacitación de VelosCT cuarta sección [Funciones y responsabilidades_ Definiciones de estado] - "Actualización en curso"
    5. Material de formación relacionado: Sesión de formación (diapositivas) | Hoja de cuna de registro de eventos adversos VelosCT
  2. Complete elFormulario de solicitud de acceso de usuario de VelosCT si necesita acceder a VelosCT.

VelosCT | Interfaz INSPIR-II:

El objetivo de la interfaz es ayudar a reducir algunas de las acciones administrativas necesarias con los estudios de investigación clínica. Los aspectos más destacados incluyen:

  • Ponga en marcha su nueva aplicación del protocolo IRB directamente desde VelosCT enviando 12 campos de datos (una sola vez) a INSPIR-II y recibiendo un número de protocolo IRB a cambio de su estudio
  • Reciba automáticamente actualizaciones de estado del protocolo IRB, NCT # y documentos de INSPIR-II en VelosCT (también archivará automáticamente los documentos previamente interconectados)
  • Si se cede su protocolo IRB (por ejemplo, WIRB, CIRB, Hummingbird), ese número también llegará a VelosCT una vez que se ingrese y se apruebe en INSPIR-II (Nota: los protocolos cedidos sin un protocolo INSPIR-II correspondiente no son parte de la interfaz )

Para obtener más información, lea: VelosCT | Vista y descripción general de la interfaz INSPIR-II : VelosCT | Vídeo de formación sobre la interfaz INSPIR-II .

Enlaces a otros sistemas

Preguntas frecuentes

¿Quién es mi analista de finanzas de investigación?

Consulte el Directorio de operaciones de investigación y la distribución de la cartera

¿Cuándo se configura mi cuenta de investigación / cuánto tiempo hasta que reciba un nuevo número de actividad?

Por lo general, la configuración de la cuenta se completa y las notificaciones con el nuevo número de actividad se envían al PI y al Administrador entre cinco y diez días hábiles después de la notificación de adjudicación.

¿Dónde encuentro información y obtengo acceso a los sistemas de investigación?

Visite la página de Sistemas y comuníquese con [emailprotected] si se necesita más información.

¿Cómo obtengo acceso y ejecuto informes basados en investigaciones?

Solicite una cuenta de usuario de Lawson LBI visitando la página Formularios de acceso de usuario de FIS y seleccionando la opción Informes de LBI para "Investigación" para informes de finanzas / subvenciones. También puede seleccionar la opción "Hospital / No subvencionado" si necesita acceder a los informes VelosCT para ensayos clínicos.

Para ejecutar informes VelosCT, consulte la Guía del usuario de VelosCT-Reports

Para ejecutar informes de Lawson, consulte la Guía de informes de Lawson

¿Cómo me registro para una cuenta FedEx, Fisher, Qiagen o WestNet?

FedEx: complete el formulario de acceso al administrador de envíos . Fisher, Qiagen o WestNet: correo electrónico [emailprotected] .

¿Necesito un número de orden interna (IO) de BU?

Un BU IO # se utiliza para facilitar el apoyo salarial interinstitucional en proyectos de investigación. El IO # se identifica en la notificación de configuración de la cuenta enviada desde Research Operations al PI y al administrador.

General

¿Existe documentación ClinCard para los participantes?

Consulte las preguntas frecuentes del titular de la tarjeta BMC ClinCard

Relacionados con la subvención

¿Cuál es la diferencia entre una subvención y un contrato?

Una subvención es una oferta de asistencia en la que el gobierno es un socio / patrocinador y el propósito es brindar apoyo y estímulo. Beneficia a un propósito público y es iniciado por el investigador. Un contrato es una adquisición en la que el gobierno es un comprador de bienes y servicios. Los contratos son iniciados por el gobierno y los benefician directamente.

¿Cómo puedo diferenciar entre un regalo y un proyecto patrocinado?

Un proyecto patrocinado normalmente tiene dos o más de las siguientes características: declaración de trabajo definida; proceso competitivo de propuesta / adjudicación; un presupuesto de partidas individuales que identifica los gastos por actividad, función y período del proyecto; compromiso específico de entregables y nivel de esfuerzo personal; un informe formal que resume los resultados. Un regalo tendría solo una o ninguna de las características anteriores.

¿Cuál es el umbral de capitalización de BMC?

BMC: $ 5,000

¿Cuáles son los números EIN y DUNS de BMC?

EIN: 04-3314093 DUNS: 00-549-2160

¿Dónde puedo obtener una copia del W-9 necesaria para el contrato de consultoría / contratista independiente?

http://www.irs.gov/ - Haga clic en Buscador de formularios y publicaciones; Escriba W-9; Haga clic en Ir; Haga clic en el formulario W-9. Debe tener Adobe para leer / imprimir.

Si una persona de BMC está en FMLA, ¿se le debe cargar a mi subvención?

No: esta persona debe cargarse a la cuenta detallada de FMLA. Comuníquese con su Contador de subvenciones si debe realizar un ajuste.

¿Qué significa Autoridades Ampliadas?

Según la Declaración de política de subvenciones de los NIH con fecha de marzo de 2001, la definición de Autoridades ampliadas es la siguiente: Las autoridades operativas proporcionadas a los beneficiarios bajo ciertos mecanismos de subvenciones de investigación que eximen del requisito de aprobación previa de los NIH para acciones específicas.

Una vez que finaliza una subvención, ¿cuánto tiempo tiene un programa para registrar los gastos que ocurrieron dentro del período presupuestario de la subvención?

El programa tiene 90 días después de la fecha de finalización de la subvención para contabilizar los gastos que ocurrieron dentro del período del presupuesto de la subvención.

¿Cómo sé cuál es el saldo disponible en una cuenta de ingresos?

Los saldos de la cuenta de ingresos se muestran en la parte inferior del Informe de estado del presupuesto. Las cuentas de ingresos no tendrán presupuestos ingresados y el administrador debe confiar en los datos de saldo disponibles al revisar estas cuentas. Los saldos de las cuentas de ingresos se contabilizan dos veces al mes, por lo que es posible que un depósito tarde varias semanas antes de aparecer en el saldo del BSR.

¿Qué es la Encuesta Espacial de BMC y con qué frecuencia se realiza?

El estudio espacial es el proceso de asignación de espacio institucional en categorías funcionales de la Circular A-21 de la OMB según el uso del espacio. Los resultados se utilizan para calcular el porcentaje de espacio que se utiliza para respaldar la posterior asignación de costos relacionados con el espacio a la investigación organizada. La encuesta se realiza semestralmente.

Tasas relacionadas

¿Cuáles son las tarifas actuales de BMC y BU para Fringe e Indirect?

Haga clic aquí para ver las tarifas más actualizadas: Hoja de resumen de tarifas

¿Cuáles son las exclusiones indirectas comunes?

Los subcontratos, el equipo por encima de $ 5K, la atención de otros pacientes y los estipendios son exclusiones indirectas comunes.

¿Cuál es la tasa de reembolso actual por millaje según el gobierno federal?

Haga clic aquí para ver las tarifas más actualizadas: Tarifas por millaje del gobierno federal

¿Qué son los costos directos totales modificados?

Los MTDC son solo aquellos costos directos sobre los que se puede cobrar la tasa indirecta (todos los costos directos después de que se eliminan las exclusiones).

Procesal

¿Cuáles son los niveles de autorización de firma para BMC?

BMC: Gerente / Administrador del programa - Hasta $ 49,999
PI - $ 50,000 y más

¿Quién es el signatario autorizado de mis subvenciones en BMC?

La directora sénior de operaciones de investigación (Grace Cashman) y la directora de subvenciones y contratos (Todd Erceg) pueden firmar todos los documentos.

¿Cuáles son las políticas de viaje actuales de BMC?
Haga clic aquí para consultar la política de viajes de BMC Grants.

¿Con quién me comunico para obtener más formularios?
Comuníquese con su analista financiero

¿Cuál es el procedimiento de revisión presupuestaria?

Los procedimientos de revisión presupuestaria dependen de las regulaciones de los financiadores. La mayoría de los financiadores requieren solicitudes de revisión por escrito que a menudo necesitan el presupuesto actual, los cambios propuestos y el presupuesto revisado, así como una justificación por escrito para respaldar la necesidad. Los programas pueden trabajar con su Analista de Finanzas de Investigación para delinear los requisitos de los financiadores y desarrollar la revisión del presupuesto. Si el financiador no requiere documentación formal para revisar los presupuestos, se puede enviar una copia del presupuesto revisado a Research Finance para introducir cambios.

¿Cómo hago una extensión sin costo de mi subvención federal?

El Investigador Principal escribe una carta solicitando una extensión sin costo a Alexandria Hui, Directora Asociada de Finanzas de Investigación. La carta debe contener el número de subvención federal, el tiempo de la extensión sin costo solicitada (generalmente es un año) y una explicación de por qué es necesaria la extensión. No se debe incluir la referencia a dólares. La extensión sin costo se aprueba aquí a nivel institucional y se envía por fax a los NIH, donde la aprobación es automática y se genera una NOGA revisada.

Al enviar un formulario de reembolso, ¿qué se debe incluir como respaldo?

Los reembolsos a los empleados deben contener todos los recibos que sumen el monto solicitado para el reembolso. Los recibos deben estar detallados y no contener gastos no permitidos, como alcohol y gastos de entretenimiento.

Relacionado con el cumplimiento

¿Qué son los informes de tiempo y esfuerzo y por qué tengo que hacerlo?

Haga clic aquí para obtener informes de T&E

¿Cuál es el procedimiento para los subcontratos aquí en BMC?

Haga clic aquí para los acuerdos de subcontrato / consorcio donde BMC es Prime

Formulario de servicio al empleado (ESF)

En el Formulario de servicios para empleados (ESF), ¿puedo tener un ESF por número de actividad?

No: se debe utilizar un FSE por persona. Incluya TODOS los números de actividad en este formulario. La regla básica a recordar es que el ESF debe ser igual al código 3454-8 en el formulario de respuesta de la BU.

Si un empleado de BU se va y / o renuncia, ¿tengo que informar a Research Finance?

Sí, debe completar el Formulario de servicios para empleados, escribir la fecha de terminación en el cuadro correspondiente y enviarlo a su Analista de finanzas de investigación.

¿Quién es responsable de completar el ESF si el formulario de respuesta no se maneja a través de mi oficina?

Si una persona se comparte entre varios administradores, la persona que maneja el cambio también debe manejar el ESF. Si tiene una subvención en la que trabajará la persona, envíe esa información a la persona que se encarga del cambio para que pueda actualizar el ESF y enviarla a Research Finance para su firma.

Cuentas por pagar / Gestión de materiales

¿Quiénes son mis contactos en Gestión de materiales (MM) y Cuentas por pagar (AP)?

MM - para investigación: 638-6051
A / P - para proveedores de BMC A a I: 414-1163, y para proveedores de BMC J a Z: 414-1167

¿Qué tipo de respaldo se requiere al completar una solicitud de orden de compra?

Si la orden está relacionada con un contratista / consultor / subcontrato independiente, se necesita un contrato completamente ejecutado. Si el pedido es con un proveedor que va a realizar un servicio (mantenimiento, trabajos eléctricos, exterminio, etc.), se requiere documentación para respaldo. Cuando el pedido es para un proveedor que proporcionará una cantidad variada de suministros, NO se requiere un contrato u otro respaldo. Para productos / servicios de menos de $ 1000, no se requieren cotizaciones. Para $ 1001 a $ 4999, se requieren 2 cotizaciones. Por $ 5000 y más, se requieren 3 cotizaciones.

¿Cómo completo una solicitud de cheque y qué respaldo se necesita?

Consejos: asegúrese de que el Número de actividad coincida con la Unidad de contabilidad y la Categoría de cuenta coincida con la Cuenta detallada. Asegúrese de tener marcada la casilla Compañía correcta (BMC-100). El Solicitante no puede ser la firma autorizante. Asegúrese de que la autoridad de nivel adecuada haya firmado por la cantidad solicitada (consulte la pregunta frecuente n. ° 4). Facturas originales solo para documentación adjunta. Es posible que los cargos vencidos no se apliquen a las facturas actuales.

¿Cómo puedo saber si se ha pagado una factura?

Ejecute el informe Grant Expense en Crystal. Si se pagó una factura, aparecerá aquí con el número de cheque correspondiente y la fecha del cheque. Si no se ha pagado, seguirá apareciendo en este informe, pero sin un número de cheque / fecha al lado.

políticas y procedimientos

Políticas institucionales

Estándar de Procedimientos Operativos

General

Capacitación y recursos

Capacitación

General

Recursos

Catálogo de cuentas

Certificación de esfuerzo:
Guía del revisor de esfuerzo

General

Contactos

FAQ

Who is my Research Finance Analyst?

Please see the Research Operations Directory &Portfolio Distribution

When does my Research Account get setup/how long until I receive a new activity number?

Typically, account setups are completed and notifications with the new activity number are sent to the PI and Administrator between five to ten business days after the award notice.

Where do I find information on and gain access to Research Systems?

Please visit the Systems page, and contact [emailprotected] if further information is needed.

How do I gain access to and run research-based reports?

Request a Lawson LBI user account by visiting the FIS User Access Forms page and selecting the LBI Reports option for "Research" for Finance/Grants reporting.You may also select the "Hospital/Non-Grant" option if you need access to VelosCT reports for Clinical Trials.

To run VelosCT reports, please see the VelosCT-Reports User Guide

To run Lawson reports, please see the Lawson Reports Guide

How do I register for a FedEx, Fisher, Qiagen or WestNet account?

FedEx: Please complete the Ship Manager Access Form. Fisher, Qiagen or WestNet: E-mail [emailprotected].

Do I need a BU Internal Order (IO) #?

A BU IO# is used to facilitate cross-institutional salary support on research projects. The IO# is identified on the account setup notification sent from Research Operations to the PI and Administrator.

Is there ClinCard documentation for participants?

Please see BMC ClinCard Cardholder FAQ

What is the difference between a grant and a contract?

A grant is an offer of assistance where the government is a partner/patron and the purpose is to provide support and stimulation. It benefits a public purpose and is investigator initiated. A contract is an acquisition where the government is a purchaser of goods and services. Contracts are initiated by the government and directly benefit them.

How do I differentiate between a gift and a sponsored project?

A sponsored project typically has two or more of the following characteristics: defined work statement; competitive proposal/award process; a line item budget identifying expenditures by activity, function and project period; specific commitment of deliverables and level of personal effort; a formal report that summarizes results. A gift would have only one or none of above characteristics.

What is the capitalization threshold for BMC?

BMC: $5,000

What are BMC's EIN and DUNS numbers?

EIN: 04-3314093 DUNS: 00-549-2160

Where can I get a copy of the W-9 needed for the Independent Contractor/Consulting Agreement?

http://www.irs.gov/ - Click on Forms and Publications Finder; Type in W-9; Click Go; Click on Form W-9. You must have Adobe to Read/Print.

If a BMC person is on FMLA should she/he be charged to my grant?

No - This person should be charged to the FMLA Detail Account. Contact your Grant Accountant if an adjustment has to be made.

What does Expanded Authorities mean?

Per NIH Grants Policy Statement dated March 2001 the definition of Expanded Authorities is as follows: The operating authorities provided to grantees under certain research grant mechanisms that waive the requirement for NIH prior approval for specified actions.

After a grant ends, how long does a program have to post expenses that occurred within the grant's budget period?

The program has 90 days after the grant end date to post expenses that occurred within the grant budget period.

How do I know what the available balance is on an income account?

Income account balances are shown at the bottom of the Budget Status Report. Income accounts will not have budgets entered and the administrator should rely on the balance available data when reviewing these accounts. Income account balances are posted twice monthly so it is possible for a deposit to take several weeks before appearing in the balance on the BSR.

What is the BMC Space Survey and how often is it conducted?

The Space Survey is the process of assigning institutional space into OMB Circular A-21 functional categories based on space use. The results are used to calculate the percentage of space that is used to support the subsequent allocation of space related costs to organized research. The survey is conducted biannually.

What are the current BMC and BU rates for Fringe and Indirect?

Click here for most up-to-date rates:Rate Summary Sheet

What are common indirect exclusions?

Subcontracts, Equipment above $5K, Other Patient Care, and Stipends are all common indirect exclusions.

What is the current reimbursement rate for mileage according to the Federal government?

Click here for most up-to-date rates:Federal Government Mileage Rates

What are Modified Total Direct Costs?

MTDC are only those direct costs upon which the indirect rate can be charged (all direct costs after exclusions are taken out).

What are the signature authorization levels for BMC?

BMC:Manager/Program Admin -Up to $49,999
PI - $50,000 and over

Who is the authorized signator for my grants at BMC?

Senior Director of Research Operations (Grace Cashman) and Director, Grants and Contracts (Todd Erceg) can sign all documents.

What are BMC's current travel policies?

Click here for BMC Grants Travel Policy.

Whom do I contact about getting more forms?

Contact your Finance Analyst

What is the budget revision procedure?

Budget revision procedures are dependent on funder regulations. Most funders require revision requests in writing that often need the current budget, proposed changes, and revised budget as well as a written justification to support necessity. Programs can work with their Research Finance Analyst to outline funder requirements and develop the budget revision. If the funder does not require formal documentation in order to revise budgets, a copy of the revised budget can be forwarded to Research Finance to input changes.

How do I do a no-cost extension on my federal grant?

The Principal Investigator writes a letter requesting a no-cost extension to Alexandria Hui, Associate Director of Research Finance. The letter should contain the Federal Grant Number, time of requested no-cost extension (usually is one year), and explanation as to why the extension is needed. Reference to dollars should not be listed. The no-cost extension is approved here at the institutional level and faxed to NIH, where approval is automatic and a revised NOGA is generated.

When submitting a reimbursement form, what should be included as backup?

Employee reimbursements should contain all receipts that total the amount being requested for reimbursement. Receipts should be itemized and not contain any unallowable expenses such as alcohol and entertainment costs.

What is Time and Effort Reporting and why do I have to do it?

Click here for T&E Reporting

What is the procedure for subcontracts here at BMC?

Click here for Subcontract/Consortium Agreements where BMC is Prime

On the Employee Services Form (ESF) can I have one ESF per activity number?

No - One ESF must be used per person. Include ALL of the activity numbers on this one form. The basic rule to remember is that the ESF must equal the 3454-8 code on the BU turnaround form.

If a BUemployee leaves and/or quits, do I have to inform Research Finance?

Yes - you must fill out the Employee Services Form, write the termination date in the appropriate box and forward onto your Research Finance Analyst.

Who is responsible for filling out the ESF if the turnaround form is not handled through my office?

If a person is shared amongst several administrators, the person who handles the turnaround should handle the ESF as well. If you have a grant that the individual will be working on, forward that information to the person who handles the turnaround so that they can update the ESF and forward to Research Finance for signature.

Who are my contacts in Materials Management (MM) and Accounts Payable (AP)?

MM - for Research: 638-6051
A/P - for BMC vendors A to I: 414-1163, and for BMC vendors J to Z: 414- 1167

What kind of back up is required when filling out a Purchase Order Requisition?

If the order is related to an independent contractor/consultant/subcontract, a fully executed contract is needed. If the order is with a vendor who will be performing a service (maintenance, electrical work, extermination,etc), documentation is required for backup. When the order is for a vendor that will provide a varied amount of supplies, a contract or other backup is NOT required. For products/services of less that $1000, no quotes are required. For $1001 to $4999, 2 quotes are required. For $5000 and above, 3 quotes are required.

How do I fill out a Check Requisition and what back up is needed?

Tips: Make sure Activity Number matches Accounting Unit and Account Category matches Detail Account. Make sure you have the correct Company box checked off ( BMC-100). The Requester cannot be the authorizing signature. Make sure appropriate Level Authority has signed for the amount being requested (see FAQ #4). Original invoices only for attached documentation. Past Due charges may not be applied to current invoices.

How can I find out if an invoice has been paid?

Run the Grant Expense report in Crystal. If an invoice has been paid, it will show up here with corresponding check number and check date. If it has not been paid, it will still show up on this report but without a check number/date next to it.

 

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